Mudanzas de Oficinas
Una mudanza de oficina siempre requiere de una logística avanzada, donde el activo más valioso no son las mesas o las sillas del despacho, sino el tiempo invertido y la continuidad del negocio.
Un traslado de sede es una señal inequívoca de crecimiento empresarial, pero mal ejecutado puede convertirse en una crisis operativa muy costosa.
¿Qué es una Mudanza de Oficina?
Desde un punto de vista técnico y legal, se entiende por mudanza de oficina el traslado o acarreo de material de oficina (mobiliario, documentos, equipos tecnológicos) que requieran el uso de vehículos con un peso máximo autorizado superior a 3.500 kg o con los medios mecánicos externos de carga.
Sin embargo, profesionalmente, nuestra filosofía va más allá, pues somos los facilitadores de la continuidad operativa de la empresa o negocio.
La mudanza de oficina moderna se define por la integración digital y la sostenibilidad. Ya no solo transportamos objetos, sino que gestionamos activos.
Nuestra filosofía como profesionales mudanceros se basa en tres pilares, que son:
Minimización del tiempo de inactividad (Downtime): Cada hora que un empleado no puede acceder a su sistema es dinero perdido.
Seguridad de la información: La integridad de los servidores y el archivo confidencial son puntos importantes a tener en cuenta.
Gestión del cambio: El entorno físico influye en la estructura y el orden del personal, pues un traslado es una oportunidad para mejorar la cultura organizacional.
Tipos de Mudanzas de Oficinas
No todas las sedes son iguales, y por tanto, la logística varía drásticamente según el sector de la empresa.
Por ello, distinguimos en MUDANZAS ADEL varios tipos diferentes de mudanzas de oficinas:
- Mudanzas de Sedes Corporativas (General): Enfocadas en el mobiliario estándar, los puestos de trabajo y las salas de reuniones.
- Traslados de Servidores y Data Centers: Requieren de embalaje antiestático, de jaulas rodantes y de una coordinación precisa con los equipos de IT para las desconexiones inmediatas. Son los propios informáticos los que se ocupan de preparar el material electrónico e informático para su desplazamiento.
- Mudanzas de Laboratorios y Centros Sanitarios: Implican el manejo de instrumental de alta precisión, a veces bajo condiciones ambientales controladas (refrigeración). En este caso también es el propio equipo de técnicos los que preparan la maquinaria para su porte.
- Traslados de Entidades Bancarias: Además de la ofimática, incluyen el movimiento de objetos pesados como las cajas fuertes y la gestión de la documentación altamente sensible bajo una serie de estrictas normativas de seguridad.
- Logística para Almacenes e Industrias: Se caracteriza por el traslado de maquinaria pesada (hasta 150 toneladas en casos industriales) y con grandes volúmenes de inventario.
En cualesquiera de todas las casuísticas, eres tú como cliente el que debes proporcionarnos un listado de todos los elementos a transportar, indicando si son máquinas, de qué tipo, el peso aproximado, su complejidad, etc.
Nuestra Profesión de Mudanceros Corporativos
El sector del transporte de mercancías por carretera en España cuenta con más de 113.000 empresas, pero solo un grupo especializado nos dedicamos a las de corporaciones y oficinas.
La profesión ha evolucionado desde el simple acarreo hacia la consultoría logística a todos los niveles posibles.
Perfiles clave en un proyecto de mudanza:
Son muchos los perfiles profesionales que entran en juego a la hora de hacer una mudanza de oficina (dependiendo de complejidad, número de elementos y diversidad, por ejemplo, etc), y son:
- Coordinador de Mudanza (Internal Lead): Generalmente el Office Manager o responsable de RRHH. Es el enlace directo con la empresa transportista (con nosotros, de Mudanzas Adel).
- Inspector Técnico: El profesional que visita la sede para evaluar los accesos (ascensores, poleas, rampas), volúmenes (m3) y las necesidades de personal.
- Operarios Especialistas en Montaje: Ebanistas y carpinteros que son capaces de desmontar y volver a unir las piezas complejas (muebles encolados, librerías a medida) para que no se note el traslado.
- Técnicos de IT/Soporte: Son los encargados de la migración de la infraestructura digital y de la conectividad.
En MUDANZAS ADEL os podemos proporcionar una cobertura completamente personalizada para la mayoría de las necesidades, consúltanos sin compromiso alguno.
La Planificación de la Mudanza de Oficina
La planificación es la diferencia entre un proceso fluido y el caos total.
Como expertos en mudanzas de oficina, os recomendamos iniciar las gestiones con un plazo de 1 mes de antelación, y son:
Fase 1: Auditoría y Preparación 1 Mes Antes
En la primera fase, el cliente va preparando y detallando la próxima mudanza de la oficina:
- Inventario detallado: Registrar cada silla, monitor y archivador. Es el momento de decidir qué trasladas y qué se renueva.
- Depuración y Destrucción: Una mudanza es la oportunidad perfecta para la limpieza del «archivo muerto» y la destrucción certificada de los documentos obsoletos (más de 5 años).
- Auditoría del nuevo local: Plano detallado de todas las tomas de red ethernet, de los enchufes y de la distribución logística de los puestos informáticos.
Fase 2: Ejecución Logística (Semana del traslado)
El momento preferido por experiencia de nuestra empresa, Mudanzas Adel, es el fin de semana. El esquema ideal suele ser:
- Viernes tarde: Los empleados recogen sus cajas personales y entra nuestro equipo de mudanza.
- Sábado: Realizamos la carga, el transporte y el montaje de muebles y estanterías en la nueva sede.
- Domingo: El equipo de IT conecta la red y los servidores en el nuevo emplazamiento empresarial.
- Lunes 9:00h: La empresa vuelve a estar operativa, casi como si no hubiera pasado nada.
El Reto Crítico: IT, Conectividad y Documentación
En una mudanza de oficina, el departamento de IT debe ser el primero en entrar y el último en salir.
Por ello, en MUDANZAS ADEL contamos con un protocolo para el traslado de los Equipos Tecnológicos (que se les pide a los técnicos informáticos que lo lleven a cabo por su tranquilidad y seguridad), como es:
- Fotografiar conexiones: Antes de desconectar, hay que registrar visualmente los cables de conexión (centralitas y ordenadores con servidor incluido) para acelerar el montaje posterior en destino.
- Backup Total: Realizar copias de seguridad de todos los servidores locales en la nube antes del movimiento físico.
- Transporte en bases Rodantes: Los equipos críticos no deben ir sueltos, sino que se protegen en una serie de bases rodantes para evitar posibles golpes en la tecnología.
¿Cuánto cuesta mudar una oficina?
Poder valorar correctamente medida la mudanza de una oficina nos es complejo, pues existen toda una serie de variables a tener en cuenta.
Un error común es calcular solo nuestro camión y los operarios.
El coste real incluye siempre una serie de factores ocultos, como son:
- Volumen (m3): El precio base suele oscilar entre los 40 €/m3.
- Distancia: Las tarifas varían entre 0,5 € y 1 € por kilómetro a partir de una distancia inicial.
- Servicios Extra: El desmontaje de los muebles puede sumar un 20% y el embalaje profesional hasta un 30% adicional.
- Acceso y Medios Mecánicos: El uso de elevadores montamuebles (grúas) os incrementa el presupuesto en función del volumen a mover, con un mínimo por uso de la grúa.
- Permisos Municipales: Por uso y corte de la vía pública todo el tiempo que dure la carga y descarga de la oficina o empresa. Siempre lo solicitamos de forma oficial y transparente.
- Impacto en la Productividad: El coste más alto no es nuestro transporte, sino el tiempo que tu equipo está parado. Una mudanza planificada que ahorre 24 horas de inactividad se paga sola, así de claro.
En cualquier caso, estos precios son puramente informativos, dependerá de muchos factores el coste de la mudanza de tu oficina.
Estaremos encantados de poder valorar el coste del porte de tu despacho corporativo, ponte en contacto con nosotros cuanto antes.
Recomendaciones profesionales de Adel a la hora de mudar una oficina
Desde Mudanzas Adel y por la experiencia lograda tras más de dos décadas en el sector de los portes de empresas y oficinas, hemos recopilado una serie de tips para ayudaros en la labor, como son:
- Previsión ante todo: si contamos con todos los elementos que conlleva una mudanza global de la empresa, nada puede salir mal.
- Informe a los empleados para que cada uno ponga de su parte: Sin duda un punto crucial, cada empleado puede particularmente ir preparando la mudanza, cerrando ventas y enviándolas a la nueva ubicación, por ejemplo, evitará retrasos en la entrega, así como una seguridad cara al cliente. Así como cada trabajador deberá ir rotulando sus herramientas de trabajo: ordenador, pantalla, caja de documentación variada, informe a los clientes por mail del cambio y dirección de la nueva ubicación, preparación de su caja personal con todo su contenido, bien rotulado y describiendo claramente dónde irá esa caja en destino (pasillo, departamento, puesto de trabajo X).
- Información a todos los medios de la nueva ubicación de la empresa: trasladar la información relevante a cada cliente y proveedor es fundamental preverlo y hacerlo de la forma forma. Esto evitará problemas posteriores.
- Así como ir preparando el nuevo local con todos los medios electrónicos, informáticos, de conexionado de red, de wifi, centralita, extensiones telefónicas, etc, así como dar de alta la fibra con suficiente antelación en la nueva sede corporativa evitará atrasos y posibles parones de la empresa.
